Politique de confidentialité

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Air Richelieu Politique de confidentialité

Préambule

La Loi 251 actualise l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels.
Présentée initialement sous le nom de projet de loi 64, la loi 25 a été adoptée par l’Assemblée nationale
du Québec (Canada) en septembre 2021 et ses nouvelles dispositions sont entrées en vigueur en
septembre 2022.

Objectif

Cette Politique a pour objectif d’assurer l’application d’une politique en lien avec les règles encadrant
la gouvernance à l’égard de la protection des renseignements personnels qu’il détient.

Cadre juridique

Air Richelieu recueille des renseignements personnels, notamment ceux de la clientèle étudiante et
des membres du personnel. Il est donc assujetti aux dispositions de la Loi sur l’accès, au Code civil du
Québec2 et à la Charte des droits et libertés de la personne. En cas de divergence entre la Loi sur
l’accès et la présente politique, la Loi sur l’accès prévaut.

La présente s’applique à toute personne qui, dans l’exercice de ses fonctions, collecte, consulte, utilise,
communique, détient ou conserve des renseignements personnels détenus par Air Richelieu
concernant toute personne physique.

Définitions

Dans la présente politique, à moins que le contexte ne s’y oppose, les expressions suivantes signifient:

Renseignement personnel

Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement
de l’identifier, tel que : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, l’occupation, le
numéro d’assurance sociale, la date de naissance, la photographie et les coordonnées bancaires.

Les renseignements personnels doivent être protégés, peu importe la nature de leur support et quelle
que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Renseignement personnel sensible

Un renseignement personnel est sensible lorsque, par sa nature ou en raison du contexte de son
utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie
privée. Sont, notamment, considérés comme sensibles les renseignements suivants : des
renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou, encore, des renseignements
sur la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses ou bien l’origine ethnique.

Consentement

Le consentement est l’autorisation de la personne titulaire des renseignements personnels à recueillir
et utiliser ses renseignements personnels. Le consentement ne se présume pas. Il doit être manifeste,
libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs, pour la durée nécessaire à
la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Mineur

Personne âgée de moins de 18 ans.

Majeur

Personne âgée de 18 ans et plus ou personne âgée de moins de 18 ans émancipée.

Collecte des renseignements personnels

Renseignements personnels pouvant être collectés

Afin de remplir adéquatement sa mission, Air Richelieu doit recueillir plusieurs renseignements
personnels.

Celui-ci recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses
attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Air Richelieu prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il recueille sont
adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins spécifiques et limitées.

Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des renseignements personnels que nous pouvons recueillir
auprès de nos membres.

Certaines catégories de renseignements personnels sont recueillies uniquement pour des services
précis. Si vous la personne n’est pas concerné par ces services, nous ne recueillons pas les
renseignements personnels qui y sont associés. Par exemple, les renseignements d’un de ses comptes
bancaires pourrait être demandé s’il est est employé par AirRichelieu afin d’effectuer des versements
directs sur le compte de banque spécifié.

Nous avons regroupé les renseignements personnels que nous pouvons recueillir avec leur
consentement en 6 catégories, présentées ci-dessous.

Chacune d’entre elles contient des exemples concrets. Nous recueillons uniquement les
renseignements nécessaires pour les servir au quotidien, pour respecter nos obligations légales et pour
assurer la sécurité des activités en vol le cas échéant.

Renseignements d’identification

Nom et prénom
Adresse électronique
Adresse postale
Numéro de téléphone
Date et lieu de naissance
Sexe ou non genré
Nationalité
Status d’immigration

Renseignements complémentaires

Données socio démographiques tels que l’emploi exercé, revenu annuel
Langue couramment parlé
Nom, prénom et contact d’une personne ressource à contacter en cas d’urgence.
Coordonnées bancaires
Curriculum Vitae
Diplôme d’étude secondaire ou équivalent
Tous les documents pertinents et requis pour l’évaluation d’une demande d’admission à un programme d’étude collégial
Pour les employés :
• Dossiers de paye et avantages sociaux
• Rapport de rendement
• Coordonnées bancaires
• Rapports de présences
• Dossiers officiels et non officiels
• Historique de navigation Web
• Courriels

Renseignements d’authentification pour permettre à Air Richelieu de se conformer à ses obligations légales

Identifiants gouvernementaux :

Passeport
Photo
Permis de conduire
Certificat de naissance
Une fiche ou un visa d’immigrant
Certificat médical d’aviation émis par Transport Canada
Numéro d’assurance social
Carnet de documents d’aviation émis par Transport Canada

Renseignements sur les communications avec nous

Compte-rendu de des rendez-vous
Registre, historique, enregistrement et compte-
rendu de des communications avec nous
Communications écrites par courriel ou
clavardage (incluant les plaintes et
insatisfactions le cas échéant)
Réponses aux sondages ou consultations
Enregistrement vidéo et audio des caméras de
sécurité

Renseignements sur l’utilisation de nos applications électronique

Mots de passe
Réponses à des questions d’authentification
Adresse IP
Renseignements relatifs à l’appareil, système
d’exploitation ou navigateur
Compte rendu des rendez-vous
Registre, historique, enregistrement et compte-
rendu des communications en utilisant le système de messagerie interne
Registre, historique, enregistrement et compte-
rendu des communications entre le service de message texte et les personnes.

Renseignements sur les formations

Date, type et heure de toutes les activité
Evaluations et commentaires de la progression
des formations.
Résultats et rapport des évaluations théoriques
et pratiques effectués
Rapport d’évènement relatifs a l’aviation
concernant la personne
Rapport des données des vols effectuées
Rapports et enregistrements des radio
communication aéronautiques

Informations communiquées lors de la collecte de renseignements personnels

Lorsqu’il recueille des renseignements personnels, Air Richelieu s’assure d’informer la personne
concernée, au plus tard au moment de la collecte :

Des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis ;
Des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis ;
Du caractère obligatoire ou facultatif de la demande ;
Des conséquences d’un refus de répondre ou de consentir à la demande ;
Des droits d’accès et de rectification prévus par la loi ;
De la possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, le cas échéant.

Sur demande, la personne concernée est également informée des renseignements personnels
recueillis auprès d’elle, des catégories de personnes qui y ont accès au sein d’Air Richelieu, de la durée
de conservation de ces renseignements ainsi que des coordonnées de la personne responsable de la
protection des renseignements personnels.

Utilisation des renseignements personnels

Air Richelieu utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de
son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera
pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à
moins que la personne concernée n’y consente expressément ou que la Loi sur l’accès le permette.

Consentement

Dans les situations qui le requièrent, Air Richelieu devra transmettre un consentement à la cueillette, à
l’utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels aux personnes concernées. Pour être
valable, le consentement devra être manifeste, libre, éclairé, être donné à des fins spécifiques, en
termes simples et clairs ainsi que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été
demandé.

Lorsqu’une personne a donné son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de
ses renseignements personnels, elle peut le retirer à tout moment. Pour retirer son consentement, le
cas échéant, elle peut communiquer avec la personne dont le nom est indiqué dans le formulaire de
consentement (par exemple : par courriel, télécopieur, téléphone, etc.).

Veuillez noter que si une personne retire son consentement, il se peut qu’Air Richelieu ne puisse pas
fournir un service particulier. Par exemple :

La personne candidate qui refuse de donner son consentement pour la transmission de ses
notes du secondaire à Air Richelieu pourrait ne pas être admise à un programme d’étude
collégial; ou
Une personne qui refuse de fournir une copie de son certificat médical d’aviation, délivré par
Transport Canada, ne pourra pas effectuer de vol a bord des aéronefs d’AirRichelieu en tant
que pilote commandant de bord.

Air Richelieu expliquera à cette personne l’impact du retrait de son consentement pour l’aider dans sa
prise de décision.

Communication de renseignements personnels

Communication avec le consentement de la personne concernée

Air Richelieu peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à une tierce personne
s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.

Air Richelieu peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services
et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les
renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles Air
Richelieu les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la
politique et en respect des lois.

Communication sans le consentement de la personne concernée

Air Richelieu peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à
l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute
demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la
divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’Air
Richelieu ou d’autres personnes.

Air Richelieu peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du
personnel d’Air Richelieu qui a la qualité pour les recevoir et lorsque ces renseignements sont
nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

Air Richelieu peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche
ou de production de statistiques sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont,
notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la
Commission d’accès à l’information trente (30) jours avant son entrée en vigueur.

Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels
doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Air Richelieu ne conserve les renseignements personnels qu’il détient que pour le temps nécessaire
pour atteindre les fins pour lesquelles il les a collectés et conformément à son calendrier de
conservation, à moins d’autorisation ou d’exigence des lois ou de la réglementation applicable.

En règle générale, lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé
sont accomplies, Air Richelieu doit le détruire ou l’anonymiser pour l’utiliser à des fins d’intérêt public.

Un renseignement concernant une personne physique est anonymisé lorsqu’il est, en tout temps,
raisonnable de prévoir dans les circonstances qu’il ne permet plus d’identifier directement ou
indirectement cette personne. Il convient de noter que le processus d’anonymisation doit être
irréversible.

Cependant, par exception à la règle générale, s’il s’agit de renseignements personnels contenus dans
un document visé par le calendrier de conservation d’Air Richelieu, celui-ci doit respecter les règles qui
y sont prévues en matière de conservation et de destruction de ces documents.

Lorsque Air Richelieu procède à la destruction de documents contenant des renseignements
personnels, il s’assure de prendre les mesures de protection nécessaires visant à assurer la
confidentialité de ceux-ci. La méthode de destruction utilisée doit être déterminée en fonction de la
sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de
leur support.

Les renseignements détenus par Air Richelieu sont traités et stockés au Québec. Lorsqu’un transfert
de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire dans le cadre de l’exercice des
fonctions d’Air Richelieu, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait
d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son
utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait et le régime juridique
applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera
également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate.

Protection des renseignements personnels

Air Richelieu a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et
technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels, peu
importe le support sur lequel ils sont stockés contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation,
la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi. Air Richelieu a pris des mesures pour
faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux
renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.

Les personnes qui travaillent pour Air Richelieu ou en son nom doivent, notamment :

Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de
renseignements personnels ;
Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne
sont pas épiés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres
que les bureaux d’Air Richelieu ; et
Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles
se déplacent d’un endroit à l’autre.

Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont Air Richelieu a la garde ou le
contrôle seront informés de la présente politique de protection des renseignements personnels et des
autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements
personnels. Tous les sous- traitants devront s’engager par écrit à accepter de se conformer aux
politiques, aux processus et aux lois applicables.

Demande d’accès ou de rectification

Demande d’accès à des renseignements personnels

Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux renseignements personnels la concernant
détenus par Air Richelieu, sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur l’accès.

Une demande de communication ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne
physique justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentante ou de
représentant, d’héritière ou d’héritier ou de successible de cette dernière, à titre de liquidatrice ou de
liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance vie ou d’indemnité de décès, à titre de
titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé, ou à titre de conjointe ou de conjoint
ou de proche parent d’une personne décédée.

Cette demande doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements
personnels d’Air Richelieu qui peut être jointe par courriel à l’adresse suivante
privacy@airrichelieu.com. La demande doit fournir suffisamment d’indications précises pour permettre
à Air Richelieu de la traiter.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit donner à la personne
qui lui a fait une demande écrite un avis de la date de la réception de sa demande.

La personne responsable doit répondre au plus tard dans les vingt (20) jours qui suivent la date de la
réception d’une demande. Si le traitement de la demande dans le délai prévu précédemment ne lui
paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités d’Air Richelieu, la personne
responsable peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas dix (10)
jours en donnant un avis à cet effet à la personne requérante avant l’expiration du délai de vingt (20)
jours.

Si la personne qui fait la demande n’est pas satisfaite de la réponse d’Air Richelieu, elle peut saisir la
Commission d’accès à l’information de cette décision afin que celle-ci soit révisée. Cette demande de
révision doit être faite dans les trente (30) jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du
délai prévu à la Loi sur l’accès pour répondre à la demande.

Demande de rectification

Toute personne qui reçoit confirmation de l’existence dans un fichier d’un renseignement personnel la
concernant peut, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa
conservation ne sont pas autorisées par la Loi sur l’accès, exiger que le fichier soit rectifié.

Une demande de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne
physique justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentante ou de
représentant, d’héritière ou d’héritier ou de successible de cette dernière, à titre de liquidatrice ou de
liquidateur de la succession, à titre de bénéficiaire d’assurance vie ou d’indemnité de décès, à titre de
titulaire de l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé ou à titre de conjointe ou de conjoint
ou de proche parent d’une personne décédée.

Air Richelieu doit, lorsqu’il accède à une demande de rectification d’un fichier, délivrer sans frais à la
personne qui l’a faite une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas,
une attestation du retrait d’un renseignement personnel.

Lorsque Air Richelieu refuse en tout ou en partie d’accéder à une demande de rectification d’un fichier,
la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée.

Si la personne qui fait la demande n’est pas satisfaite de la décision d’ Air Richelieu, elle peut saisir la
Commission d’accès à l’information de cette décision afin que celle-ci soit révisée. Cette demande de
révision doit être faite dans les trente (30) jours qui suivent la date de la décision ou de l’expiration du
délai prévu à la Loi sur l’accès pour répondre à la demande.

Gestion des incidents de confidentialité

Définition

Au sens de la présente politique, constitue un incident de confidentialité :

1. L’accès non autorisé par la Loi sur l’accès à un renseignement personnel. Par exemple :
• un membre du personnel qui consulte des renseignements personnels non nécessaires à
l’exercice de ses fonctions en outrepassant les droits d’accès qui lui ont été consentis ou
un pirate informatique qui s’infiltre dans un système ;
• une personne qui s’immisce dans une banque de données contenant des renseignements
personnels afin de les altérer ;
• un membre du personnel consulte un renseignement personnel sans autorisation ;
• l’organisation est victime d’une cyberattaque, comme de l’hameçonnage ou un
rançongiciel.
2. L’utilisation non autorisée par la Loi sur l’accès d’un renseignement personnel. Par exemple :
• un membre du personnel qui utilise des renseignements personnels d’une base de
données à laquelle il a accès dans le cadre de ses fonctions dans le but d’usurper l’identité
d’une personne.
3. La communication non autorisée par la Loi sur l’accès d’un renseignement personnel. Par
exemple :
• une communication faite par erreur à la mauvaise personne par son employeur ;
• la communication d’un renseignement personnel contraire aux dispositions de la Loi sur
l’accès ;
• un membre du personnel communique des renseignements personnels au mauvais
destinataire.
4. La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel
renseignement. Par exemple :
• une personne qui perd ou se fait voler des documents contenant des renseignements
personnels ;
• l’oubli de caviarder des renseignements personnels dans un document ;
• l’envoi d’un courriel contenant des renseignements personnels.

Traitement d’un incident de confidentialité

Lorsque Air Richelieu a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant
un renseignement personnel qu’il détient, il doit prendre les mesures raisonnables pour diminuer les
risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se
produisent, ce qui peut inclure la sanction des individus en cause.

Air Richelieu peut également aviser toute personne et/ou tout organisme susceptibles de diminuer ce
risque en ne communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le
consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, la personne responsable de la
protection des renseignements personnels doit enregistrer la communication.

Si l’incident de confidentialité présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, l’organisme doit,
avec diligence, en aviser la Commission d’accès à l’information. Il doit également aviser toute personne
dont un renseignement personnel est concerné par l’incident.

Afin d’évaluer le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement personnel
est concerné par un incident de confidentialité, Air Richelieu doit considérer, notamment :

La sensibilité du renseignement concerné ;
Les conséquences appréhendées de son utilisation ; et
La probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Air Richelieu doit également consulter la personne responsable de la protection des renseignements
personnels.

Registre des incidents de confidentialité

Air Richelieu doit tenir un registre des incidents de confidentialité. Celui-ci contient, notamment :

Une description des renseignements personnels visés par l’incident ;
Les circonstances de l’incident ;
La date où l’incident a eu lieu ;
La date où la personne responsable de la protection des renseignements personnels a eu
connaissance de l’incident ;
Le nombre de personnes visées ;
L’évaluation de la gravité du risque de préjudice ;
S’il existe un risque de préjudice sérieux pour la personne concernée, les dates de
transmission des avis ; et
Les mesures prises en réaction à l’incident.

Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Dépôt d’une plainte relative à la protection des renseignements personnels

Toute personne qui a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit et qu’Air
Richelieu a fait défaut de protéger la confidentialité des renseignements personnels qu’il détient peut
déposer une plainte pour demander que la situation soit corrigée.

La plainte doit être déposée par écrit et comporter une description de l’incident, la date ou la période
où l’incident s’est produit, la nature des renseignements personnels visés par l’incident et le nombre de
personnes concernées.

La plainte doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements
personnels. Elle doit être faite par courriel à l’adresse suivante privacy@airrichelieu.com.
Dans le cas où la plainte met en cause la conduite de la personne responsable de la protection des
renseignements personnels, celle-ci doit être adressée à la Direction générale d’Air Richelieu à
l’adresse tdugrippe@airrichelieu.com.

Traitement de la plainte

La personne responsable de la protection des renseignements personnels ou la Direction générale, le
cas échéant, a la responsabilité de recevoir et de traiter la plainte dans un délai de 20 jours ouvrables.

Dans le cas où celle-ci s’avère fondée, Air Richelieu prend les mesures requises pour corriger la
situation dans les meilleurs délais conformément au paragraphe 10.2 de la présente politique et
procède à l’inscription de l’incident au registre, comme indiqué au paragraphe 10.3.

Vidéosurveillance

Le recours à la vidéosurveillance doit s’effectuer en respect des obligations prévues notamment par le
Code civil du Québec, par la Charte des droits et libertés de la personne ainsi que par la Loi sur l’accès.

Projets de système d’information ou de prestation électronique impliquant des renseignements personnels

Air Richelieu procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition,
de développement ou de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de
services qui impliquerait la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de
renseignements personnels.

En ce qui concerne l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, Air Richelieu consulte, dès le début
du projet, son comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.